いまさら聞けない！PDFって？

PDFの概要とメリット

PDFとは簡単にいうと「電子的な紙」のことです。印刷したときの状態がパソコン上に表示されていると思っていただければいいと思います。Office系のソフトなどを使って作成した書類は、作成側も受け取る側も同じソフトをインストールしてなければ文字化けなどの問題が発生します。

そんな時は作ったデータをPDF化しておきます。開く側のPC環境を気にせず、ほとんどの端末で閲覧可能で誰でも読むことができるというわけです。

PDFの活用方法

もくじのように使える！文字検索が可能

PDF形式で保存すると、ファイルサイズが小さく済むのでダウンロードにも時間がかかりません。よって多くの人に簡単に配布できるようになります。たとえば最近では、電化製品の取扱説明書はPDF化されており、購入者が各自ダウンロードして読む形式のものが増えています。PDFはキーワード検索ができるので、調べたいワードを入力すると記載のある部分を瞬時に抽出してくれます。スピーティーなもくじのような使い方もできて説明書にはうってつけです。

セキュリティの高い紙。コメントを書いたり編集も可能

また、PDFには注釈をつけたり書き込みができる機能もあります。これはミーティングのアジェンダや計画書などで利用する場合にも活用できます。従来紙でやっていた事がPC上でできるようになったということです。もちろんパスワードをつけて閲覧者に制限をかけたり、編集や書き込みをできなくすることもできます。セキュリティ面でも紙よりもはるかに安心できるのがPDFです。